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August 02, 2007

Was ist MoReq?

Posted in: MoReq2

MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Die Abkürzung MoReq steht für „Model Requirements for the Management of Electronic Records“. Der europäische Standard spezfiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records-Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde am 13.02.2008 veröffentlicht und wurde durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert. Der Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen.

Die Vorteile von MoReq liegen darin, dass Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten müssen, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Standard in der Implementierung zu berücksichtigen haben. Anwender erhalten durch die einheitlichen Standards Records-Management-Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass vor dem Hintergrund, dass die Produkte nur noch an einen Standard angepasst werden brauchen, zukünftig günstigere Standardprodukte der Softwarehersteller verwendet werden können.

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.B. ISO 15489 ) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records-Management-System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme.

MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, E Mail und Elektronische Signaturen. Bereits die ursprüngliche Version von MoReq aus dem jahr 2002 besteht aus 390 definierten Anforderungen in einem Dokument mit über 100 Seiten Beschreibung der Spezifikation. MoReq1 wurde vom englischen Beratungsunternehmen Cornwell (heute SERCO) im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM-Forum in den Jahren 2000/2001 erstellt.

Die Anforderungschecklisten von MoReq (heute MoReq1 genannt) sind modular aufgebaut und stellen eine Art Schablone für die jeweiligen Anwendungsbereiche dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Darüber hinaus wird für jede Funktion spezifiziert, ob sie “Pflicht” oder “Wünschenswert” ist. Neben der Beschreibung der Anforderungen enthält MoReq einen Metadatenkatalog der Metadatenelemente, die zur Umsetzung der Anforderungen erforderlich sind.

Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Records-Management etabliert. An MoReq orientieren sich z. B. die Standards für das Records-Management in der öffentlichen Verwaltung in England (PRO2 ), in Norwegen (NOARK ) und Luxemburg (SEL ECM ).

MoReq spezifiziert Anforderungen zu den Funktionsbereichen Klassifikationsschemata, Zugriffsverwaltung und Sicherheit, Aufbewahrung und Vernichtung, Erfassung von Schriftgut, Suche, Retrieval und Ausgabe, Administrative Funktionen sowie nicht-funktionale Anforderungen wie z.B. Anwenderfreundlichkeit und Systemverfügbarkeit.

Das Spezifikationsdokument MoReq1 wurde mittlerweile in 12 Sprachen übersetzt , ist aber nicht in einer deutschen Version verfügbar.

Angesichts der ständigen und rasanten Entwicklungen der Informationstechnologien und der zunehmenden Ausgefeiltheit elektronischer Archive wurde eine Überarbeitung von MoReq notwendig, um seinen Status als anerkanntes europäisches Referenzmodell zu wahren . So wurde von der Europäischen Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums für Erweiterungen von MoReq in 2005 das MoReq2-Projekt ausgeschrieben .

Wesentliche Inhalte der Erweiterungen sind die Schaffung einer flexibleren Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, die Schaffung neuer optionaler Module, die Entwicklung eines MoReq Compliance Tests für Softwareprodukte sowie die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung (Chapter “0″), wie aus dem Scoping Report zu MoReq2 hervorgeht. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seiten stark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100 Seiten und die Testszenarien gehen weit über 1000 Seiten hinaus.

Der MoReq2 Standard baut auf dem MoReq1 Standard auf und lehnt sich in Struktur und Format an diesen an. Dadurch wurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilität zur Ursprungsspezifikation erreicht. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten wie z.B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO 14721 sowie dem deutschen DOMEA Standard und der UK TNA 2002 Spezifikation berücksichtigt, sowie aktuelle Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und Dokumentenmanagement. MoReq2 beschäftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich des Records Management sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab.

Fazit: MoReq schafft eine hohe Austauschfähigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Archivierung.

 Ein detaillierter Artikel findet sich unter der URL: http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/Records-Management_20090819_Kff_2.pdf.

Inhaltsverzeichnis:

1  Einführung…………………………………………………………………………………. 4

2  Abriss der MoReq Entwicklung………………………………………………………. 5

2.1   DLM Forum…………………………………………………………………………….. 5

2.2   DLM Forum und MoReq……………………………………………………………. 7

2.3   MoReq2…………………………………………………………………………………. 7

3  Aufbau und Struktur von MoReq2………………………………………………… 10
3.1   Requirements…………………………………………………………………………. 12

3.2   Test Framework………………………………………………………………………. 13

3.3   Zertifizierungsverfahren…………………………………………………………… 15

3.4   XML-Schema………………………………………………………………………….. 16

3.5   Einordnung von MoReq2………………………………………………………….. 18

4   Records Management Funktionen und Komponenten nach MoReq2…… 18

4.1    Chapter 1 Introduction……………………………………………………………. 19

4.2    Chapter 2 Overview of ERMS Requirements……………………………….. 20

4.3    Chapter 3 Classification Scheme……………………………………………….. 23

4.4    Chapter 4 Controls and Security……………………………………………….. 24

4.5    Chapter 5 Retention and Disposition…………………………………………. 25

4.6    Chapter 6 Capturing Records…………………………………………………… 27

4.7    Chapter 7 Referencing……………………………………………………………. 29

4.8    Chapter 8 Searching, Retrieval and Presentation…………………………. 31

4.9    Chapter 9 Administrative Functions…………………………………………. 32

4.10  Chapter 10 Optional Modules………………………………………………….. 33

4.11  Chapter 11 Non-Functional Requirements…………………………………. 37

4.12  Chapter 12 Metadata Requirements…………………………………………. 39

4.13  Chapter 13 Reference model…………………………………………………… 40

4.14  MoReq2 Anhänge…………………………………………………………………. 41

5    Aktuelles zu MoReq2 im Herbst 2009………………………………………… 43

5.1    Kritik an MoReq2…………………………………………………………………. 43

5.2    Aktivitäten des DLM Forum…………………………………………………… 43

5.3    Übersetzungen und Chapter „0″……………………………………………………………… 43

5.4   Adaption in Europa…………………………………………………………………………………….. 44

5.5   Nutzen von MoReq2……………………………………………………………………………………. 44

6   Quellen…………………………………………………………………………………………………………….. 46


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